Victoria: Estoy muy contenta de dar la bienvenida a Rosa Garriga Mora, la primera Arquitecta de Reuniones, que ha aceptado compartir su experiencia con los lectores de Matey Events. Rosa, cuando me estaba preparando para la entrevista me di cuenta de que tendría muchas más preguntas de lo normal porque es un campo tan fascinante y también porqué yo misma estoy muy interesada en lo que haces. Fue difícil seleccionar las preguntas!

Bien, eres la primera Arquitecta de Reuniones del mundo. Nadie más está oficialmente haciendo tu mismo trabajo. No hay realmente una lista de reglas o procesos en esta profesión. Básicamente la estás creando tu misma, ¿cierto? Así que mi primera pregunta es, ¿Cómo lo haces?

Rosa: ¡Esa es una buena pregunta! Bien, primero de todo hay gente haciendo lo que estoy haciendo. La diferencia es que me han contratado solo para hacer esto, a tiempo completo, y también que debo ser de las pocas personas en tener una experiencia sólida tanto en lo que Maarten hace (lo que su libro Meeting Architecture describe) como en la medición del ROI. He dado muchas clases y cursos de formación sobre Meeting Architecture y ROI así que lo tengo muy interiorizado.

Por un lado utilizo mucho estas herramientas – la pirámide de la Metodología ROI y otras que tienen Elling y Maarten. Por otro lado, es un proceso de aprendizaje continuo.

Victoria: ¿Ves una actitud más positiva de los clientes cuando escuchan por primera vez sobre tu rol, o aun son bastante reacios a trabajar con una Arquitecta de Reuniones?

Rosa:  Antes que nada tengo que señalar que ahora mismo solo estoy trabajando con asociaciones médicas, las cuales son un tipo particular de cliente. Y después, depende. En general encuentro que todos nuestros clientes enseguida entienden los principales conceptos y por qué es un proceso que aporta valor, pero tienen otras prioridades también así que para unos es más urgente que otros.

Victoria: ¿Cómo empiezas a trabajar en la primer fase de identificación de objetivos de un evento: hay técnicas específicas para eso? Por supuesto, podemos debatir sin fin pero cómo sabes que esos son TODOS los objetivos del evento y ya no hay que buscar más?

Rosa: Muy buena pregunta, y tengo que decir que quizá en unos años tenga una respuesta diferente. Pero por ahora te diré que hay que parar en algun momento porque un evento no puede cumplir un sinfin de objetivos, es mejor limitarlos y concentrarse en ellos. Paso a paso. En cuanto al proceso, a veces es complicado porque la mayor parte de las veces no puedo conocer al cliente en persona, ya que suelen ser comités de médicos de cualquier parte todo el mundo. En casos extremos, lo hablamos en una videollamada durante media hora. Esto es todo lo que puedo conseguir. Por otro lado, encuentro que cuando puedo conocer a alguien en persona, hay una gran diferencia.

Empiezo haciendo una entrevista siguiendo la pirámide: primero hablando de los objetivos de impacto a largo plazo. En este caso es más fácil que un cliente corporativo, porque en mi experiencia las asociaciones médicas piensan mucho en su misión, así que rápidamente podemos identificar ese objetivo. Entonces, seguimos la pirámide con lo que los participantes deben hacer después del evento y qué tienen que aprender para poder hacerlo.

Los objetivos al final son bastante parecidos, se basan en la formación, la motivación, el networking. Pero cuando puedo hablar con el cliente en persona, puedo conseguir objetivos más específicos. Te daré un ejemplo.

Hubo la ceremonia de apertura de un congreso. El año anterior fue larga y aburrida, y la mayoría de gente se había ido mucho antes de que terminara la sesión, así que el presidente estaba un poco preocupado. Este año me dijo “Quiero que la gente esté tan captivada que se quede hasta el final, quiero hacerlo más informal...”.

Y normalmente, cuanto más específicos son los objetivos, más personalizado será la propuesta de diseño. En este caso contratamos un Maestro de Ceremonias y miramos cada objetivo, cada detalle y el resultado fue increible. Todo el mundo se quedó hasta el final y este año el cliente quiere repetir con ese formato.

Te voy a dar otro ejemplo de un evento interno de mi empresa. En este caso, además de entrevistar al dueño de la reunión, entrevisté a los asistentes. Esto es algo que aprendí de Eric de Groot y Mike van der Vivjer de Mindmeeting. Entrevistar a los participantes para conocer qué quieren aprender, qué formatos les gustan, qué barreras para el aprendizaje hay... esto también hace una gran diferencia.

Victoria: Ya veo. También te iba a preguntar sobre tu rutina, por ejemplo, cómo fue tu primer día en este trabajo?

Rosa: Sinceramente no me acuerdo mucho, creo que simplemente fueron cosas prácticas como rellenar formularios de recursos humanos, organizar el e-mail... En mi segunda semana viajé a la central de mi empresa donde pasé 2 semanas formándome y conociendo al equipo, explicándoles en qué consistía mi rol.

Victoria: Claro, creo que es importante para que todo el mundo entienda lo que haces, no?

Rosa: Sí, y este es un proceso lento

Victoria: Creo que puede ser lento porque muchas veces cuando cuento lo que hago, la gente no lo entiende. Quizá creen que es como organizar una fiesta de cumpleaños. En Rusia el sector todavía es muy joven, así que eso influencia cómo la gente percibe a esta profesión.  Y en tu caso más, ya que tu rol es tan nuevo. Pero en este sentido, ¿crees que Arquitectura de Reuniones será la profesión que reemplazará a la profesión del organizador de eventos en el futuro?

Rosa: No creo que vaya a sustituirlo porque siempre necesitas a alguien que organice la logística. Maarten suele plantear si la misma persona debería hacer las 2 tareas – el diseño del evento y la planificación de la logística. Personalmente, yo prefiero que no, porque yo solía trabajar en el aspecto operacional y para mí era demasiado estresante. Me gusta más este rol porque es mucho más creativo y no tan estresante. Así que por suerte en mi empresa tenemos un equipo dedicado a la logística, y estoy muy feliz de que así sea! Sin embargo, en una empresa pequeña quizá debes hacer las dos cosas.

Por otro lado, creo que las tareas más manuales y duras cada vez serán más automatizadas. Ya está cambiando, ahora lleva menos tiempo hacer las mismas tareas. Pero siempre habrá alguien que se encargue de la ejecución.  Dicho esto, creo que es un rol de moda y cada vez habrá más gente trabajando en esto.

Victoria: ¿Puedes darme algun ejemplo de algun proyecto en el que hayas trabajado?

Rosa: Sí. Un ejemplo es la ceremonia de bienvenida de un congreso. El principal objetivo era lograr una ceremonia mucho más amena y cautivadora. Para ello trabajamos con un moderador profesional, cambiamos la mesa presidencial del escenario por sofas, lamparas, una mesita.. como si fuera una sala de estar. En lugar de tener presentaciones de los ponentes, los sentamos en el sofá y fueron entrevistados por el moderador, creando un ritmo dinámico. Tuvimos un grupo poniendo música todo el tiempo, y además el moderador hizo varios ejercicios con el público, hizo algunas bromas... fue la primera vez que tenian un moderador profesional (no del campo médico) y ¡fue un éxito!

El otro caso práctico es sobre la medición, que digamos, es la otra parte de mi trabajo. Hay unos cuantos congresos a los que acudo y realizo una evaluación in situ de su calidad. Tengo una lista de items que evaluo, como las habilidades de presentación de los ponentes, el ritmo de la sesión, las diapositivas, si los mensajes son claros... cosas que sabemos que hacen que las presentaciones sean efectivas. Observo a los participantes y veo si están atentos o si están mirando el teléfono móvil, si hay una votación, miro cuanta gente vota. Voy a un gran número de sesiones, las puntuo y luego hago un informe.

Para un congreso también miré cualquier dato que teníamos. En mi empresa hacemos muchas cosas con tecnología, enviamos una encuesta, utilizamos una app móvil, un sistema de votación, lo que llamamos e-posters (pantallas para mostrar posters).. Tenemos muchos datos pero no hay nadie que lo mire todo y saque conclusiones. Así que lo hice. Preparé un gran informe, empezando por los objetivos que tenían. Para cada objetivo miré los datos que teníamos disponibles y si los alcanzamos o no. Incluso comparé los datos con otros congresos de un tamaño similar y con ediciones anteriores, para tener datos de referencia. Al final ofrecí conclusiones y recomendaciones.

Victoria: Ok. Me doy cuenta de que este trabajo conlleva mucha investigación, así que debes tener buenas habilidades de investigación no?

Rosa: Sí. No tengo un doctorado, pero en mi master hicimos varios trabajos de investigación e incluso una tesis donde tuve que hacer investigación científica. Lo que también es importante es hacer investigación en la parte del diseño. Por ejemplo, me piden que trabaje en un nuevo evento sobre nuevas tecnologías. No sé nada de este tema, así que tengo que informarme.

Victoria: ¿Estás convirtiéndote en una especialista en un campo en concreto, no?

Rosa: Sí, debes conocer un poco sobre cada tema.

Victoria: Pero cuando se trata de planificar contenido, creando el programa y utilizando diferentes formatos, definitivamente tienes que crear algo nuevo. ¿Cómo lo haces? ¿Te lo inventas tu misma? ¿O lees mucho, y en ese caso qué lees? ¿Donde encuentras la inspiración? 

Rosa: Muy buena pregunta. Depende. Cada vez es un proceso diferente. Cuando puedo tener una buena entrevista con el cliente, normalmente me inspiro rápidamente. Puedo estar sentada en un café, o hablando con el cliente y se me ocurren ideas.

Otras veces leo libros o voy a otros eventos. Siempre intento acudir a eventos no relacionados con el sector médico pero que son muy innovadores. Encuentro ideas, hago fotos y tomo notas y algun dia lo reviso. Lo guardo todo en una base de datos de ideas.

Victoria: ¿Recomendarías algun recurso educativo para aquellos que quieran trabajar en esto? En Rusia no tenemos cursos formales en la universidad. Pero hay cursos breves organizados por el sector, sin embargo en mi opinión no son de mucha calidad. ¿Qué libros recomiendas?

Rosa: Sí, puedo recomendar algunos [ver lista abajo]. No hay muchos, pero también miro revistas y blogs, como BizBash. A parte, gran parte de la formación es ir a muchos eventos, webinars, conferencas.. Para mi es ir a muchos eventos innovadores, y por suerte yo vivo en Barcelona, donde tenemos muchos.

1.    Reynolds, G. (2008). Presentation zen: Simple ideas on presentation design and delivery. Berkeley, CA: New Riders Pub.

2.    Vanneste, M. (2009). Meeting architecture: A manifesto. Tournhout: Meeting Support Institute.

3.    Vijver, M. V., & Groot, E. D. (2013). Into the heart of meetings: Basic principles of meeting design. Leeuwarden: MindMeeting BV.

4.    Wit, S. D. (2009). Secrets of effective meetings & events. S.l.: Barranco.

Victoria: Gracias Rosa por una conversación tan enriquecedora. Bueno, ¡tenía más preguntas para ti! Pero por ahora lo dejamos así y espero que en el futuro podamos seguir hablando. Te agradezco mucho la oportunidad de poder conocer cómo es la profesión de Arquitecta de Reuniones – estoy segura de que inspirará a mucha gente. Gracias Rosa y ¡hasta pronto!