Victoria: Estou muito feliz de dar as boas-vindas a Rosa Garriga Mora, a primeira Arquiteta de Reuniões, que aceitou compartilhar sua experiência com os leitores da Matey Events. Rosa, enquanto me preparava para a entrevista percebi que teria muitas mais perguntas do que imaginava, pois é um campo tão fascinante que eu mesma estou muito interessada em sua atividade. Foi difícil selecionar as perguntas!

Bom, é a primeira Arquiteta de Reuniões do mundo. Não existe, oficialmente, mais ninguém desempenhando este trabalho. Realmente não existe uma lista de regras ou processos nesta profissão. Basicamente você está criando suas próprias regras, certo? Portanto, nesse sentido, minha primeira pergunta é: como consegue fazê-lo?

Rosa: Essa é uma boa pergunta! Bom, em primeiro lugar já há pessoas que fazem o que estou fazendo. A diferença consiste em que me contrataram unicamente para fazer isto, em tempo integral. Além disso, devo ser das poucas pessoas que têm uma experiência sólida tanto no que se refere a Maarten (descrito em seu livro Meeting Architeture) quanto à medição do ROI. Dei muitas aulas e cursos de treinamento sobre Meeting Architeture e ROI, logo tenho tudo isso muito interiorizado.

Por um lado utilizo muito estas ferramentas – a pirâmide da Metodologia ROI, além de outras oferecidas por Elling e Maarten. Por outro, é um processo de aprendizagem contínua.

Victoria: Você percebe uma atitude mais positiva dos clientes quando conhecem a sua função pela primeira vez,  ou ainda se mostram relutantes em trabalhar com uma Arquiteta de Reuniões?

Rosa:  Antes de qualquer coisa quero destacar que agora mesmo só estou trabalhando com associações médicas, as quais são um tipo particular de cliente. E depois, depende. Verifico, em geral, que todos os nossos clientes entendem logo os principais conceitos e por que se trata de um processo que acrescenta valor, mas também há outras prioridades. Portanto, para alguns é mais urgente do que para outros.

Victoria: De que forma começa a trabalhar na primeira fase de identificação dos objetivos de um evento: há técnicas específicas para isso? Evidentemente podemos debater infinitamente, mas como sabe que esses são TODOS os objetivos do evento e já não é preciso pesquisar mais?

Rosa: Pergunta muito interessante, mas quero ressaltar que possivelmente dentro de alguns anos tenha uma resposta diferente. Mas por enquanto lhe direi que em algum momento é necessário parar porque um evento não pode cumprir uma infinidade de objetivos, é melhor delimitá-los e concentrar-se neles. Passo a passo. Quanto ao processo, às vezes é complicado porque na maior parte das vezes não posso conhecer o cliente pessoalmente, uma vez que costumam ser comitês de médicos de qualquer lugar do mundo. Em casos extremos conversamos através de uma videoconferência durante meia hora. Isso é tudo o que posso conseguir. Por outro lado, constato que quando tenho a oportunidade de conhecer alguém pessoalmente, há uma grande diferença.

Começo fazendo uma entrevista seguindo a pirâmide: primeiro abordo os objetivos de impacto a longo prazo. Neste caso é mais fácil do que um cliente corporativo, porque de acordo com minha experiência as associações médicas pensam muito sobre sua missão, portanto, rapidamente podemos identificar o objetivo. Depois, seguimos a pirâmide com o que os participantes devem fazer após o evento, assim como o que devem aprender para poder colocar tais objetivos em prática.

Os objetivos no final são bastante parecidos, baseiam-se no treinamento, na motivação, no networking. No entanto, quando posso falar com o cliente pessoalmente vejo que posso conseguir objetivos mais específicos. Por exemplo:

Houve a cerimônia de abertura de um congresso. No ano anterior foi longa e tediosa, e a maioria das pessoas preferiu ir embora muito antes de terminar a sessão, portanto, por causa disso, o presidente estava um pouco preocupado. Este ano ele me disse “Quero que as pessoas estejam tão interessadas que permanecem até o final, quero torná-lo mais informal…”.

Normalmente, quanto mais específicos são os objetivos, mais personalizada será a proposta de projeto. Neste caso contratamos um Mestre de Cerimônias e verificamos cada objetivo, cada detalhe e o resultado foi fantástico. Todo o mundo ficou até o final do evento, por isso, este ano o cliente quer repetir esse formato.

Vou dar outro exemplo de um evento interno de minha empresa. Neste caso, além de entrevistar o dono da reunião, entrevistei os participantes. Isso é algo que aprendi de Eric de Groot e Mike van der Vivjer de Mindmeeting. Entrevistar os participantes para conhecer o que querem aprender, os formatos preferidos, as barreiras existentes para a aprendizagem… isto também faz uma grande diferença.

Victoria: Estou vendo. Também gostaria de lhe perguntar sobre sua rotina, por exemplo, como foi seu primeiro dia neste trabalho?

Rosa: Sinceramente não me lembro direito, acredito que simplesmente foram coisas práticas como preencher formulários de Recursos Humanos, organizar o e-mail… Em minha segunda semana viajei à sede central de minha empresa onde passei 2 semanas recebendo treinamento e conhecendo a equipe, explicando-lhes em que consistia minha função.

Victoria: Acredito que é importante para que todos entendam o que faz, não é?

Rosa: Sim, e esse é um processo lento

Victoria: Acredito que pode ser lento porque muitas vezes, quando conto o que faço, as pessoas não entendem. Talvez acreditem que é como organizar uma festa de aniversário. Na Rússia o setor ainda é muito jovem, portanto, isso influencia como as pessoas entendem esta profissão.  E em seu caso ainda mais, uma vez que sua função é tão nova. Nesse sentido, acredita que no futuro a Arquitetura de Reuniões será a profissão que substituirá à de organizador de eventos?

Rosa: Não acredito que chegue a substituí-la porque sempre é necessário haver alguém para organizar a logística. Maarten costuma abordar se a mesma pessoa deveria fazer as 2 tarefas, ou seja, o projeto do evento e o planejamento da logística. Pessoalmente prefiro que não, pois costumava trabalhar na vertente operacional e para mim era muito estressante. Gosto mais dessa função porque é muito mais criativa e não é tão estressante. Em minha empresa felizmente temos uma equipe dedicada à logística, e fico feliz de ser assim! No entanto, em uma empresa pequena talvez seja necessário executar as duas tarefas.

Por outro lado, acredito que as tarefas mais manuais e duras serão cada vez mais automatizadas. Isso já está mudando, agora levamos menos tempo para fazer as mesmas tarefas. Mas sempre haverá alguém que se encarregue da execução.  Além disso, acredito que é uma função que está na moda e cada vez haverá mais gente trabalhando nisto.

Victoria: Poderia citar algum exemplo de algum projeto em que tenha trabalhado?

Rosa: Sim. Um exemplo é a cerimônia de boas-vindas em um congresso. O principal objetivo era conseguir uma cerimônia muito mais amena e cativante. Por isso trabalhamos com um moderador profissional, mudamos a mesa presidencial do cenário por sofás, abajures, uma mesinha… como se fosse uma sala de estar. Em vez das típicas apresentações dos palestrantes, eles puderam sentar-se em um sofá e serem entrevistados pelo moderador, criando um ritmo dinâmico. Tivemos um grupo que se encarregou o tempo todo do fundo musical, além disso o moderador fez vários exercícios com o público, fez algumas brincadeiras… foi a primeira vez que tiveram um moderador profissional (do campo médico) e foi um sucesso!

O outro caso prático é sobre a medição, que digamos, é a outra parte de meu trabalho. Há alguns congressos onde vou e faço uma avaliação in situ de sua qualidade. Tenho uma lista de itens que avalio, como as habilidades de apresentação dos palestrantes, o ritmo da sessão, os slides, se as mensagens são claras… coisas que sabemos que tornam as apresentações eficazes. Observo os participantes e vejo se estão atentos ou se estão olhando o celular, se houver uma votação observo quantas pessoas votam. Vou a um grande número de sessões, faço a pontuação e depois faço um relatório.

Para um congresso também verifico qualquer tipo de dado que tenhamos. Em minha empresa fazemos muitas coisas com a tecnologia, enviamos pesquisas, utilizamos um app móvel, um sistema de votação, o que chamamos e-posters (telas para mostar as postagens). Temos muitos dados, mas não há ninguém que possa verificar tudo e tirar conclusões. Portanto, encarrego-me de fazê-lo. Preparo um grande relatório, começando pelos objetivos estabelecidos. Para cada objetivo verifico os dados disponíveis e se conseguimos alcançá-los ou não. Inclusive comparo os dados com outros congressos de tamanho similar e com edições anteriores, para ter dados de referência. No final ofereço conclusões e recomendações.

Victoria: Ok. Percebo que esse trabalho envolve muita pesquisa, portanto deve ter habilidades de pesquisa, não é?

Rosa: Sim. Não tenho um doutorado, mas em meu Master fizemos vários trabalhos de pesquisa e inclusive uma tese onde tive que fazer pesquisa científica. Também é importante fazer pesquisa na parte do projeto. Por exemplo, se me pedirem para trabalhar em um novo evento sobre novas tecnologias. Não sei nada sobre esse assunto, portanto tenho que me informar.

Victoria: Está se tornando uma especialista em um campo específico, não é?

Rosa: Sim, é necessário conhecer um pouco sobre cada assunto.

Victoria: Mas quando se trata de planejar um conteúdo, criando o programa e utilizando diferentes formatos, definitivamente é necessário criar algo novo. Como faz? É inventado por você mesma? Ou lê muito, e nesse caso, o que lê? Onde encontra a inspiração? 

Rosa: Boa pergunta. Depende. Cada vez é um processo diferente. Quando posso ter uma boa reunião com o cliente, normalmente me inspiro rapidamente. Posso estar sentada em um café, ou falando com o cliente e as ideias vão surgindo.

Outras vezes leio livros ou vou a outros eventos. Sempre tento ir a eventos não relacionados com o setor médico, mas que são muito inovadores. Vou encontrando ideias, faço fotos e anotações e em algum dia revejo tudo isso. Guardo tudo em um banco de dados de ideias.

Victoria: Recomendaria algum recurso educativo para aqueles que queiram trabalhar nisso? Na Rússia não temos cursos formais na universidade. Mas há cursos curtos organizados pelo setor, no entanto, em minha opinião, não têm muita qualidade. Que livros recomendaria?

Rosa: Sim, posso recomendar alguns [ver lista abaixo]. Não há muitos, mas também dou uma olhada em revistas e blogs, como a BizBash. Grande parte do treinamento consiste em ir a muitos eventos, webinars, conferências… Para mim é ir a muitos eventos inovadores e tenho a sorte de morar em Barcelona, onde temos muitos.

1. Reynolds, G. (2008). Presentation zen: Simple ideas on presentation design and delivery. Berkeley, CA: New Riders Pub.
2. Vanneste, M. (2009). Meeting architecture: A manifesto. Tournhout: Meeting Support Institute.
3. Vijver, M. V., & Groot, E. D. (2013). Into the heart of meetings: Basic principles of meeting design. Leeuwarden: MindMeeting BV.
4. Wit, S. D. (2009). Secrets of effective meetings & events. S.l.: Barranco.

Victoria: Obrigada, Rosa, por essa conversa tão enriquecedora. Bom, tinha mais perguntas para fazer a você! Mas por enquanto ficamos por aqui, além disso, espero que em breve possamos continuar nossa conversa. Agradeço muito a oportunidade de poder conhecer como é a profissão de Arquiteta de Reuniões – tenho certeza de que irá inspirar muita gente. Obrigada, Rosa e até breve!

Tirado de: http://matey.events/en/day-meeting-architect/